Внедрение проектов автоматизации бизнеса с помощью IT

Эта статья является продолжением статьи «Внедрение информационных систем – как получить оптимальную Команду». В ней я предлагаю познакомиться с моим видением правильной методики внедрения проекта автоматизации.

В чём же заключается кардинальное отличие предлагаемого мною подхода к организации проектной работы, от изложенных в предыдущей статье общепринятых способах?

На самом деле в нем нет никаких отличий, да и метод этот не является инструкцией по организации проектной работы.

Мой метод предлагает остановиться, оглядеться, задуматься в самом начале пути. Проделать важнейшую предварительную работу, которая повысит шансы успешной реализации проекта. Определить, что нам даст вся эта затея … Она нам даст новый программный продукт? Красивый, яркий, современный интерфейс? Мы сможем похвастаться новой совершенной программой позволяющей решить все проблемы?

Если Вам на ум приходят такие, или близкие по духу мысли, значит, Вы уже не зря читаете эту статью! Обязательно дочитайте до конца, возможно, эти несколько минут сэкономят вам миллионы рублей и десятки часов сна.

Можно подумать, что я отговариваю Вас внедрять новейшие, современные, полезные технологии. Да собственно так оно и есть! И вот почему. В любой, даже самой сложной и полезной технологии мало смысла, если у нас нет чёткого понимания, как ее использовать.

Информационная система не должна быть внедрена, потому что так захотелось, так модно, есть у конкурентов! В лучшем случае, при таком подходе она будет просто стоять, не принося никакой пользы, а в худшем разрушит Ваш бизнес! Дабы избежать таких трагических последствий следуйте рекомендациям!

Итак. Цели!

Вам необходимо уяснить цели внедрения программного продукта! Эти цели должны соответствовать технологии SMART как минимум быть измеримыми и достижимыми. Определяйте цели, основываясь на стратегии вашего бизнеса. Что для вас первично уменьшение затрат или привлечение клиентов. Да, основой для внедрения ПО, должна быть стратегия организации!

Определите, какое конкурентное преимущество вы сможете реализовать путем внедрения информационной технологии. Например, сможете повысить оборачиваемость дебиторской задолженности, и высвободившиеся средства направить на оплату поставщикам получая дополнительную скидку.

Определите перечень ключевых показателей критически важных для бизнеса. Опишите и утвердите алгоритмы расчета показателей. Закрепите их приказом. Отлейте в золоте и поставьте в рамку! Вам нужна система, которая даст Вам эти показатели, на любой момент времени и в очень короткое время! Вот критерий успешного внедрения, для тех, кто будет реализовывать проект.

Руководитель одной страховой компании установил временное ограничение на оформление полиса, это был единственный и правильный критерий сдачи системы. Но поверьте, решению такой простой задачи предваряла огромная работа.

Поймите, как сейчас формируются требуемые показатели. В чём состоят проблемы их формирования. Проанализируйте причины этих проблем. Поймите, что нужно сделать, чтобы устранить все проблемы и оптимизировать процессы получения показателей. Возможно, решением каких-то проблем станет простое, не относящееся к внедрению программных продуктов действие.

Например, подключить склад к корпоративной сети.

После осознания целей у Вас должно появиться понимание, что повышение эффективности это не только и не столько успешная реализация проекта внедрения программного обеспечения. Это и пересмотр обязанностей сотрудников и изменения в оргструктуре. Ни в коем случае не применима фраза: «Нужно, так как есть, но на новой платформе». Поймите – в этом нет смысла! Программное обеспечение это строки кода, последовательное чередование нолей и единиц, оно не изнашивается, не имеет ограничений по сроку службы (за исключением ПО для регламентированных видов учета, оно следует за веяниями законодательствами). Лучшее — враг хорошего!

Вы прошли первые четыре этапа. И вы понимаете, без внедрения программного продукта никуда. Что же, Вы настойчивы в достижении своей цели!

А теперь давайте разберемся кто может выполнить все проведенные выше задачи? Кто этот сотрудник? Возможно руководитель проекта со стороны внедренца? Нет, ему нет дела до Ваших KPI, ему надо закрыть проект в оговоренный срок и уложиться в бюджет! Это ответственный сотрудник, на которого вы возложили обязанности реализации проекта, в качестве руководителя со стороны заказчика? Да, возможно, но как он сможет продавить решение по урезанию или наоборот увеличению полномочий соседнего отдела? Наверняка это сторонние консультанты, которые помогут разобраться в вашей стратегии и наметить дальнейшие цели развития. Не совсем, их дело – давать рекомендации и Вы их получите, будьте уверены! И заплатите за это большие деньги. А потом окажется, что их рекомендации не целесообразно реализовывать в программном продукте, так как его цена взлетит до небес.

Ответ — это Вы, как руководитель или менеджер бизнеса, вам придется вникать во все тонкости и нюансы развития, бизнеса. Изучать доклады и принимать решения.

Но вполне возможно в этом нелегком деле вам целесообразно воспользоваться помощью. Того, кто сможет посоветовать и метод исследования, и обосновать ценность предлагаемых показателей, и порекомендовать программный продукт и успешно реализовать проект внедрения. Взвалит на себя ношу по дальнейшему управлению проектом, а возможно и порекомендует отказаться от внедрения. Что ж следует постараться найти такого человека обладающего знаниями и опытом в обозначенных сферах, организаторскими способностями. Способностями мотивированно отстоять свою точку зрения. Человека способного взять на себя ответственность.

Продолжаем рассматривать рекомендации по успешной реализации проекта построения эффективного бизнеса.

Начинайте внедрение ПО для достижения наиболее приоритетных целей, но следует помнить и о других сторонах бизнеса.

Пояснение. Вы решаете стать «клиентоориентированной» компанией и хотите строчить что угодно в отгрузочных документах, но не стоит забывать о том, как вы будете анализировать рентабельность продаж. Несовпадения наименований номенклатуры может очень усложнить этот анализ.

Затем стоит задача выбора программного продукта. Сначала даже и не выбора, а назовем это, метода построения эффективной информационной системы.

Пояснение. В принципе, большинство задач можно решить на одной конкретной платформе. На 1С делают и бюджетирование и CRM и документооборот и «багтрекер». Но если бюджетирование на 1с реализуется хорошо, то документооборот на мой взгляд ужасен. А CRM часто пытаются увязать с мобильными платформами, что для 1С пока тоже не самая сильная сторона. Так вот, надо понять – решать задачу на одном программном продукте или использовать некоторую совокупность настроив правила обмена. И лишь после этого следует выбирать непосредственно программное решение.

Далее следуют переговоры с компанией внедренцем, без достаточного понимания специфики также довольно сложный процесс.

Потом анализ проектной документации, бесконечные заявки на доработку. Важно понимать, любая доработка стоит денег, их масштаб может быть огромен, бюджет проекта разрастется как снежный ком, катящийся с горы. Все это и есть проектная работа. Для эффективного внедрения надо неплохо разбираться и в программной архитектуре и в трудозатратах программистов и в проектных документах, вы готовы погрузиться с головой в эти проблемы?

Если нет, то выход есть, найти и поручить эти задачи вышеописанному человеку.

Или воспользоваться моими услугами по автоматизации бизнеса.

Что должно стать результатом работ предваряющих успешную реализацию проекта.

• Откорректирована или переработана стратегия компании.
• Усовершенствована оргструктура компании.
• Разработаны более точные должностные инструкции сотрудников.
• Оптимизированы процессы.
• Создан перечень целей, решить которые должен проект автоматизации.
• Определен человек полностью отвечающих за достижение поставленных целей.
• Определен метод автоматизации.
• Выбран программный продукт, продукты для автоматизации.
• На основании переговоров с поставщиками программного обеспечения определен примерный перечень доработок, предварительный бюджет и график проекта.

Невозможно получить эффективную систему управления, внедрив программное обеспечение, каким бы хорошим оно было. Построение эффективной системы управления это совокупность знаний опыта, руководящего воздействия. Но конечно же роль технологий в этом процессе растет с каждым годом.