Неудачи проектов автоматизации, в чем их причины и как снизить риски

 На этом блоге собрано достаточное количество информации о том, как хорошо иметь автоматизированный бизнес. Как автоматизация помогает достигать поставленных целей. Вовремя реагировать на вызовы рынка. Достигать экономии времени и затрат и т.д.

Однако, следует уделить некоторое внимание и тому, что отмечает современная статистика. Она демонстрирует стабильный процент неудач, которыми заканчивается реализация проектов автоматизации. И вполне закономерно, у заказчиков проектов автоматизации появляются вопросы о причинах неудач проекта и том, кто в этом ответственен, кто в первую очередь должен обеспечить успех проекта:

• заказчик,
• производитель софта (вендор, например фирма 1С),
• компания- внедренец,

И в чем конкретно заключаются ошибки каждого из них.

Определение рисков проекта автоматизации

Под провалом проекта или не полным достижением целей можно понимать один или несколько рисков:

1. Цели проекта реализованы, но бюджет и сроки исполнения увеличились.
2. Проект исчерпал бюджет, после чего был заморожен. Должных результатов не получено.
3. Цели проекта отчасти реализованы: простые и типовые задачи заказчика решены, сложные и, возможно, важнейшие – не решены по причине, все того же иссякания бюджета, или невозможности их технической реализации.
4. Проект провален: проектные работы сгенерировали груду качественной документации, которая никак не помогает решать имеющиеся задачи.
5. Цели проекта достигнуты, но система неэффективна: стоимость сопровождения выше экономического эффекта от эксплуатации, отсутствует возможность развития и масштабирования в соответствии с меняющимися требованиями, из-за снятия с поддержки основным вендором по причине доработок – нарушивших стандартную логику.

Причины неудачи автоматизации

Приведенные выше варианты неудач проекта говорят о таких причинах провалов как:

• недооценкой сторонами сложности поставленных задач;
• техническими и функциональными характеристиками выбранного продукта;
• квалификацией специалистов выполняющих доработки.

Таким образом, заказчику информационной системы следует очень внимательно анализировать программные продукты, предлагаемые рынком, а также подходы подрядчиков к разработке автоматизированных систем управления.

Кроме того, слепое следование сложившимся корпоративным процессам, нежелание их пересмотра и оптимизации, игнорирование современных методик, как правило уже вмонтированных в типовые продукты вендоров, с высочайшей степенью вероятности породят несуразных монстров, не способных к масштабированию и весьма требовательных к уникальным навыкам пользователей. И это худший – самый затратный по времени и ресурсам вариант неудачи проекта автоматизации.

Неудачи масштабных проектов

Неудачи при внедрениях систем ERP-класса, как правило обусловлены общей сложностью задач, как в организационном, так и в методологическом плане. Специфика выполнения проекта представляет собой ярко выраженный исследовательский характер работы. В таких проектах необходима наивысшая квалификация специалистов, как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя на всех этапах проекта. Такие работы, безусловно, имеют серьезные риски. Важно, довести до заказчика реальные сложности, дабы не обмануть его ожидания.

Факторы избегания неудач

Важным фактором для избегания неудачи в проекте внедрения информационной системы является технология их выполнения. При этом под технологией подразумевается не только описание этапов и промежуточных целей проекта, но и взаимодействие заказчика и исполнителя с четко определенной системой ценностей и принципов.

Важнейший принцип – это ориентация подрядчика на достижение «внешних» целей проекта автоматизации. Тех бизнес-целей заказчика ради которых и затеян весь этот проект:

• Увеличение доли рынка;
• Увеличения выручки;
• Снижение затрат.

Иначе, складывается ситуация, когда система автоматизации создается ради самой системы. Кроме того, любые цели должны быть определены по технологии SMART, т.е. должны быть:

• Конкретными;
• Измеримыми;
• Достижимыми;
• Актуальными;
• Иметь временные рамки.

Толчком для перехода новую систему во многих компаниях является лишь моральное и технологическое устаревание действующих в компании программных продуктов. Таким образом внешней целью проекта становится просто-напросто работоспособность системы. В качестве другого примера некорректной постановки цели является ситуация, когда система создается для повышения комфорта пользователей: поскольку пользователи — это составная часть системы автоматизации, получается цель ради достижения самой этой цели, т.е. внутренняя цель, а не внешняя.

Нельзя не отметить и такой принцип – как равная ответственность заказчика и подрядчика за неудачу проекта, поскольку часть работ по проекту в любом случае выполняет заказчик. Важно понимать, что корректная технология, позволяющая достичь цели проекта и удовлетворенности заказчика, и наименее затратная технология для обеих сторон – это практически всегда разные технологии.

Некорректная технология внедрения проекта может повлечь неудачу при внедрении идеально-качественного и на сто процентов, по функционалу, подходящего заказчику программного продукта. И наоборот правильная технология внедрения проекта может нивелировать, даже самые явные проблемы с выбранным ПО.

Со стороны заказчика катастрофически важно мотивировать собственных сотрудников на работу с внедряемой системой на всех этапах выполнения проекта от обследования до промышленной эксплуатации. И быть готовым наказывать нерадивых работников — саботирующих проект. Неспособность или нежелание заказчика решить соответствующие организационные задачи – это путь к неудаче проекта. Долгий, мучительный и очень дорогостоящий путь.

Конечно же в неэффективности проектов автоматизации виноваты, как заказчики, так и исполнители. И это обусловлено разностью задач, стоящих перед заказчиком и внедренцем. Если первые не придают значения технологичности проекта, стремясь в первую очередь минимизировать его стоимость, то вторые пользуются таким отношением и не информируют заказчиков о тонкостях проекта, стремясь минимизировать свои расходы и риски.

Неудача — исключена

Решение проблемы — это тщательная подготовка к проекту. Постановка правильных бизнес-целей. Всестороннем анализе решений поставщика – как имеющихся программных продуктов, так и предлагаемых технологий работы, анализ ценностей компании, предлагающей услуги автоматизации, анализ предлагаемых персоналий для выполнения проекта со стороны подрядчика. И это сложная задача, на данном этапе важно иметь на своей стороне эксперта – способного взглянуть на программный продукт, и компанию внедренца профессиональным взглядом. Лучшим решение является – нанять на время проекта внешнего руководителя проекта, наделив его всей необходимой полнотой власти.

Не правильно принимать решения на основе просмотра маркетинговых презентаций и ориентироваться только на заявленный срок и стоимость, не утруждая себя анализом технологии и подхода, изучением рынка.

А время на изучение рынка и технологий потребуется весьма много. Вполне возможно, что, потратив это время на освоение тонкостей технологий и методологий уже нечего будет автоматизировать – конкуренты будут далеко впереди, а доля рынка безнадежно мала.

Резюмируя хочется констатировать проект автоматизации бизнеса — это весьма сложная и многогранная задача. И в процессе ее решения не так уж трудно потерпеть неудачу. Нельзя успешно автоматизировать бизнес, не поняв какую пользу автоматизация принесет бизнесу, не разобравшись в тонкостях программного продукта и технологий и не изучив рынок предлагаемого программного обеспечения. Кроме того, не следует пускать проект на самотек целиком и полностью полагаясь на компанию внедренца. Весьма желательно иметь в своей компании человека способного довести процесс автоматизации бизнеса до своего логического конца. Человека, который понимает бизнес и его цели, но и знает процесс внедрения изнутри.