Централизованного казначейство на 1С — наш опыт автоматизации

Централизованное казначейство — система управления и контроля денежными средствами крупных компаний и холдингов с большим количеством юридических лиц и центров финансовой ответственности.

Вы можете заказать расчет стоимости внедрения централизованного казначейства в Вашей компании по телефону + 7 (499) 350 29 00.

В своей практике мы реализуем централизованное казначейство на базе 1С как самый распространенный вид информационных систем в нашей стране.

Зачем нужно централизованное казначейство

Основные задачи, которые решает автоматизация централизованного казначейства:

• Предотвращение кассовых разрывов.
• Консолидация денежных потоков в единой базе данных.
• Лимитирование и контроль денежных расходов подразделений компании.
• Ускорение процедуры согласования платежей.

Этапы внедрения казначейства

Как правило, в хозяйстве крупной компании есть огромное количество конфигураций и баз данных 1С, разделенных по задачам и/или юридическим лицам. Ключевая цель с точки зрения технологий — создать еще одну базу данных (или доработать существующую), в которой будут согласовываться и оплачиваться заявки на расходование средств сотрудников компании.

По опыту, обычно для центральной базы данных используется одно из решений — 1С Консолидация ПРОФ, 1АБ Управление финансами или 1С Управление корпоративными финансами.

В централизованной базе данных:

• происходит управление справочной информацией, связанной с платежами;
• вводятся заявки на расходование ДС (как наличные, так и безналичные);
• заявки на расходование согласовываются по выбранному маршруту;
• происходит оплата согласованных заявок через систему «Банк-клиент«;
• из клиент-банка загружается информация о поступивших платежках;
• поступления и списания ДС мигрируют в базы приемники (как бухгалтерские, так и управленческие);
• составляется платежный календарь холдинга.

Нормализация справочной информации

Построение правильной системы централизованного казначейства начинается с нормализации нормативно-справочной информации. Необходимо провести полную ревизию такой справочной информации, как:

• контрагенты;
• договоры;
• банки;
• банковские счета.

Объем данных справочников достаточно большой, и на практике приведение в порядок НСИ может занять 30-50% времени всего проекта.

Главная задача этого этапа — объединить справочную информацию из разрозненных баз в единую структуру.

После того как данные выверены, необходимо запретить ввод НСИ в базах приемниках, а вводить её только в центральной базе. Это позволит избежать ввода дублей справочной информации. После ввода информации в головную базу информация с помощью обменов будет поступать в базы-приемники.

Настройка визирования заявок на расходование

Настройка визирования платежей — одна из ключевых функций системы. Важно разделять, что каждая заявка на расходование в зависимости от назначения, статьи затрат, суммы, ЦФО и других параметров может быть визирована разными людьми.

Обратите внимание — не все платежи требуют визирования. Обычно, например, платеж в бюджет или «комиссия банка» являются безакцептными, то есть не требующими согласования.

Например:

Необходимо закупить канцтовары для бухгалтерии на сумму 10 000 рублей. Заявка должна быть согласована с руководителем ЦФО (главным бухгалтером), затем с финансовым директором.

Еще пример:

Производственному отделу понадобилось закупить дорогостоящее оборудование — импортный станок стоимостью 2 млн. рублей. Для заявок свыше 1 млн. рублей, например, маршрут согласования можно установить такой: руководитель ЦФО, Финансовый директор, президент компании.

Весь набор этих правил должен быть известен до начала проекта внедрения централизованного казначейства.

В программах 1С маршруты согласования настраиваются по гибкому сценарию бизнес-процесса.

Пример маршрута визирования в 1С:

Самое приятное, что процесс визирования сейчас доступен и на современном смартфоне:

Загрузка и выгрузка платежных документов в клиент-банк

После процедуры визирования подтвержденные платежи отправляются в банк для оплаты. Делается это с помощью стандартных возможностей, встроенных в 1С.

Аналогично в систему поступают и данные о поступлении денежных средств.

Обмен данными между базами данных

Для того чтобы не вводить данные дважды — в управленческую (казначейство) и бухгалтерскую базу, после того как платеж подтвердил банк, необходимо выгрузить документы в бухгалтерскую базу. Естественно, выгружать необходимо только те документы, которые относятся к бухгалтерскому учету.

Для этого между централизованным казначейством на 1С и другими базами данных настраивают обмен.

Платежный календарь и планирование ДДС

Самое важно и интересное с точки зрения финансового директора компании — построение консолидированной отчетности по всем финансам компании.

Один из главных отчетов — это платежный календарь:

Он позволяет планировать денежные потоки и, самое главное в условиях кризиса, избежать кассовых разрывов. На основании данных платежного календаря можно управлять планируемыми платежами.

Проблемы внедрения

Основные риски внедрения:

1. Сопротивление сотрудников компании к новшествам. Дело в том, что централизованное казначейство затрагивает практически всех сотрудников — от рядового менеджера до бухгалтера, который привык оплачивать заявки в своей программе.
2. Разрозненная нормативно-справочная информация — достаточно серьезная проблема, потому что сделать казначейство «централизованным» без справочников невозможно. Нужно быть готовым к большому количеству рутинного труда, который в итоге окупится.

Кейс — производственный холдинг

Рассмотрим краткий пример нашей автоматизации блока «централизованное казначейство».

Исходные данные:

• производственная компания;
• 16 юридических лиц;
• 12 баз данных (из них 7 бухгалтерий, 5 — 1С УПП);
• объем платежей — около 200 в день.

Что было сделано:

• объединена и нормализована справочная информация из 12 баз данных: 10 000 элементов справочников превращены в 1 000;
• настроен централизованный ввод и рассылка справочной информации по нужным базам 1С;
• настроено 17 маршрутов согласования заявок на расходование ДС в зависимости от типа статьи затрат, ЦФО и юридического лица;
• подключен мобильный клиент для согласования заявок топ-менеджментом компании;
• систему казначейства подключили напрямую к банк-клиенту, что позволило сэкономить время на обработку и передачу информации;
• все 12 баз подключены к центральной базе и получают данные об оплаченных платежах в режиме онлайн;
• настроена необходимая отчетность для топ-менеджмента компании.

Срок внедрения — 4 месяца. Рабочая команда — 3 специалиста.

Закажите бесплатную оценку стоимости внедрения централизованного казначейства на 1С в Вашей компании. Наш телефон + 7 (499) 350 29 00.