Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия — образец заполнения по шагам
Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как правильно сделать, заполнить и провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).
Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.
Как сделать новый авансовый отчет
Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
Аванс может оформляться на следующие цели:
- покупку материалов, ГСМ, товаров, оборудования и т.п.;
- почтовые расходы;
- приобретение возвратной тары;
- расчеты с поставщиками;
- отражение суточных и командировочных расходов.
В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.
Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» (подробнее как создать РКО в 1С).
Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.
Допустим, что на эту сумму он приобрел:
- мышь оптическую – 200 руб.;
- сделал предоплату поставщику – 600 руб.;
- заправил машину бензином – 200 руб.
Все эти данные заносим в документ.
Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб. Теперь авансовый отчет можно провести и распечатать:
Что видно и в подвале документа:
Выдача денежных средств в 1С подотчетному лицу
Выдача перерасхода оформляется так же «Расходным кассовым ордером» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».
После проведения документа можно увидеть, какие проводки делает авансовый отчет в 1С:
В нашем случае проводка 26-71.01. Счет учета заполняется на соответствующих вкладках (товары, оплаты, прочее) либо берется по умолчанию из настроек счетов учета.
Наше видео про авансовые отчеты в 1С 8.3:
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
СПРОСИТЕ в комментариях!
Андрей:
У вас ошибка!!
Допустим, что на эту сумму он приобрел:
мышь оптическую – 200 руб.
сделал предоплату поставщику – 600 руб.
заправил машину бензином – 200 руб.
Все эти данные заносим в документ.
А на скриншоте документа рисуете расходы на заправку 300 рублей.
Исправляйте.
Кирилл:
Спасибо за прочтение 🙂
А данные занесенные на других вкладках? Там три скриншота
Галина:
Здравствуйте, Кирилл!
Как сделать так, чтобы в авансовом отчете напротив слова «бухгалтер» стояла фамилия сотрудника?
Аноним:
правильно написал
Галина:
Как сделать чтобы в строке получен аванс выбивались дата и номер расходного ордера( требование гл.бухгалтера)
Кирилл:
По умолчанию нельзя такого сделать. Можно попросить что бы любой программист 1с сделал такую доработку — она совсем небольшая.
Мария Константиновна:
Добрый день, подскажите, новое предприятие, закупаю технику,канцелярию, из документов только чеки, оплачиваю наличкой, в авансовом отчете мне заносить в графу «товары» или «оплата»?
Кирилл:
Добрый день!
Если правильно вас понял — это приходуете материалы (товары), которые вы потом будете списывать «в производство».
Мария Константиновна:
ну покупаю, потом приходую, потом со склада в производство. а в авансовом отчете то какую графу заполнять?
Ольга:
Добрый день, где отражается по проводкам оплата поставщику?
проводки по а/о д.б.
Дт 41 — Кт 71 — 200 мышь
Дт 60.02 — Кт 71 — 600 аванс
Дт 90.02 — Кт 71 300 бензин
или нет?
Екатерина:
Добрый день!Подскажите пожалуйста, вот такой случай…директор за свои деньги все купил и принес чеки в бухгалтерию, как сделать в этом случае авансовый отчет, чтобы была видна задолженность за предприятием…
Кирилл:
Добрый день! Просто сделайте обычный авансовый отчет. Задолженность предприятия появится на 71 счете.
Екатерина:
Скажите, а могу я эти затраты взять при расчете налога на прибыль?он же еще не выплаченным считается…
Кирилл:
Я, к сожалению, программист, а не бухгалтер 🙂
Но мне очень кажется что такие затраты попадают в налог на прибыль)
Екатерина:
Ой, простите, хочется узнать все и сразу…
Спасибо Вам за помощь…
Валентина:
если Вы оплачиваете расходы директора после получения от него денег — то ав.отчет не оформляется.Так как по общему правилу этот документ составляют только в том случае, когда работники предварительно получили деньги под отчет. То есть авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П).
Как правило, налоговики на местах соглашаются с тем, что для того, чтобы возместить сотруднику затраты, достаточно его заявления о компенсации расходов, приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате. При этом лучше, чтобы «первичка» была выписана на имя фирмы, — это поможет сотруднику избежать уплаты НДФЛ и подтвердит обоснованность расходов. Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств. А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.
Это оформляется через сч 73- расчеты по возмещению материального ущерба
Кирилл:
Спасибо большое за развернутый ответ!
Дарья:
Я конечно извиняюсь)) но как в таком случае Вы отразите поступление материалов, товаров…, оплату поставщику и т.д. и т.п., не исключена конечно бух.справка, но зачем??? И для каких, простите, тогда целей, непосредственно в самом отчете, есть «перерасход»? Всё Вами изложенное, может конечно и можно практиковать, но исключительно на спец режимах, не более. Ваша ссылка конечно подтверждает назначение авансового отчета, но не исключает и вариант с постоплатой)
Марго:
Здравствуйте! У меня программа 1С-8.3 предприниматель. нет переноса остатка денег по авансовому отчету на следующий месяц. Не могу понять почему. Помогите, пожалуйста. Спасибо.
Кирилл:
Марго, добрый день!
Если вас правильно понял, то остатки остаются хранится на указанных счетах, ничего для этого делать не требуется.
Силвина:
Здравствуйте, где можно настроить другой счет для подотчетных лиц?
Кирилл:
Здравствуйте! Вы хотите сменить 71.01? Если не ошибаюсь он идёт по умолчанию для этих целей.
Наталья:
как в авансовый отчет ввести услугу, а не товар?
Наталия:
Здравствуйте, а можно раскидать одну подотчетную сумму на несколько авансовых отчетов в версии 8.3, и если да, то как закрепить выдачу денежных средств во втором отчете?
Ольга:
Подскажите пожалуйста, как списать НДС в авансовых отчетах при покупках на наличные по кассовому чеку без счета-фактуры
Аноним:
Добрый день, я новичок в 1С:8.3. Заполняю авансовый отчет и в строке «предыдущий аванс» (остаток) выходит непонятная сумма, хотя в под отчет по РКО выдала строго необходимую (полностью израсходованную) сумму без остатка и в конце в строке «израсходовано» (остаток) выходит сумма, равная сумме»предыдущий аванс» (остаток). Хотелось бы понять откуда это все? И как убрать сумму предыдущего аванса, которого не было у подотчетного лица?Так же при оформлении авансового отчета в закладке-«товары» отсутствует столбец «поставщика» и становится непонятно у кого был приобретен товар.Опытные пользователи 1С, подскажите, пожалуйста как все это исправить? Может я что-то не учла в настройках самой программы?
Анна:
Добрый день, у меня точно такой вопрос — И как убрать сумму предыдущего аванса, которого не было у подотчетного лица? Заранее спасибо, очень ждем ответа опытных бухгалтеров.