Оформление командировки в 1С 8.3: начисление и выплата суточных и других расходов

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и, если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет.

Выдача командировочных в 1С 8.3

Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется «Расходным кассовым ордером«. Хотя в последнее время средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ «Списание с расчетного счета«.

Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:

• проезд;
• проживание;
• суточные;
• прочее.

Для получения денежных средств в подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.

Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».

Зайдем в меню «Банк и касса», далее в разделе «Касса» – «Кассовые документы». В окне со списком кассовых документов нажимаем кнопку «Выдача». Откроется окно создания нового документа.

Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:

• организация (если их несколько в базе данных);
• получатель;
• сумма;
• в расшифровке реквизитов печатной формы укажите номер заявления сотрудника.

В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:

Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:

За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.

Отчет сотрудника за командировочные расходы

По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ «Авансовый отчет«.

Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».

В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):

Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».

Вот пример заполнения закладки «Прочее»:

Если провести документ и посмотреть проводки, то мы увидим, что задолженность предприятия перед сотрудником уменьшилась на 2 000 рублей:

Так как расходы уже оплачены, они сразу попадают в Книгу доходов и расходов УСН:

Смотрите наш видеоурок по авансовым отчетам в 1С 8.3: