В какой программе вести бюджета компании?

Большинство предприятий уже используют то или иное программное обеспечение для автоматизации бюджетного управления. При этом все многообразие используемых решений можно условно разделить на два типа:

• Универсальное программное обеспечение (ПО), более или менее пригодное для решения любых экономических задач. Чаще всего используется MS Excel;
• Специализированные программы для бюджетного управления.

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО — ознакомьтесь с нашим специальным предложением.

В MS Excel

Однако давайте представим себе бюджетирование в MS Excel.

С открытым документом в режиме редактирования может работать только один пользователь. Это значит, что для одновременной работы всех подразделений, каждому отделу необходимо подготовить отдельную форму бюджета, и в дальнейшем, консолидировать бюджеты руками самостоятельно. Это сама по себе задача не простая. Если помимо статей необходима еще и аналитика, подготовка сводных бюджетов занимает еще больше времени, и в ряде случаев, затраты на подготовку бюджетов перекрывают эффект от их использования.

Получение фактических данных также сопряжено с определенными сложностями, связанными с необходимость ведения двойного учета. Действительно, если какую либо информацию, к примеру, о совершенном платеже можно взять из бухгалтерского учета, который, как правило, уже ведется в специализированных системах, зачем ее отражать второй раз в управленческом? Проще и логичнее переложить эту задачу на плечи системы, которая произведет ее в автоматическом режиме по заранее настроенным правилам соответствия. К сожалению, Excel без написания сложным макросов такого делать не умеет. Это значит что, для формирования отчетов по управленческому учету информацию придется дублировать.

Формирование самих отчетов в Excel также задача не простая. Во-первых, все отчеты придется рисовать самостоятельно. Во-вторых, заполнение отчетов данными также необходимо произвести вручную. В результате, качество и точность таких отчетов остается на совести человека, который их готовил. Невозможно «провалиться» в ту или иную цифру и посмотреть, как она сформирована, т.к. Excel не поддерживает технологию Drill Down. Это значительно усложняет проверку. Если необходимо проанализировать данные в различных аналитических разрезах, придётся строить несколько отчетов, т.к . Excel не обладает инструментами обработки многомерных массивов данных.

В современных системах для решения этой задачи используются такие технологии как OLAP, применяется, как правило, в западных системах или система компоновки данных (СКД) применяется в российской 1С.

OLAP кубы

Безопасность данных также может оказаться под угрозой, из-за отсутствия в Excel механизмов разграничения прав доступа к данным.

Безусловно, Excel можно рассматривать как систему ведения управленческого учета, но лишь до тех пор, пока деятельность компании не приобретет определённые масштабы. Из-за низкой масштабируемости Excel при большом объеме информации и сложности бизнеса, требуются совершенно иное подходы.

На российском рынке сейчас довольно широко представлены как российские, так и западные аналоги специализированных программ для ведения управленческого финансового учета.

Системы российских разработчиков вполне могут составить конкуренцию западным, как по функциональным возможностям, так и технологическому уровню, однако, пока значительно уступают им по известности и числу внедрений. Стоимость российских программ и трудозатраты на их внедрение существенно ниже, чем у западных аналогов. Самими доступными остаются системы на базе платформы 1С предприятие 8.