Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

В любой организации обязательно ведется контроль остатков на складе. И нередко возникает ситуация, когда товар по факту имеется, но в программе его нет. И тут бухгалтер вынужден принять решение:

• разрешить его продать;
• отложить до того, пока не выяснится, почему возникла такая ситуация.

Решение, как правило, принимается исходя из политики, которая ведется в организации по отношению к учету остатков. Иногда можно товар отложить и сказать покупателю, что продать его сейчас нет возможности. Иногда это сделать невозможно. Например, в розничной торговле, когда покупатель видит этот товар или уже держит в руках.

Можно, конечно, просто сформировать документ продажи и не проводить документ, но не во всех организациях это разрешено. Поэтому в программе 1С 8.3 (как и в 8.2) есть возможность отключить контроль отрицательных остатков.

Если контроль остатков включен, то при продаже товара, которого нет на складе (или на нужном счете), программа выдаст такое предупреждение:

Некорректно заполнена колонка «Количество» в строке 1 списка «Товары».
Указанное количество превышает остаток. Остаток: 18; Не хватает: 111 093

Отключение контроля отрицательных остатков в 1С 8.3

Чтобы отключить или включить контроль остатков в 1С, нужно зайти в меню «Главное», затем в разделе «Настройки» выбрать пункт «Параметры учета«.

В некоторых версиях 1С Бухгалтерии данные настройки расположены в меню «Администрирование — Настройка проведения документов».

В «Параметрах учета» нужно перейти на закладку 1С «Запасы» и установить флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета»:

Затем осталось нажать кнопку «Записать и закрыть». Теперь при списании остатки контролироваться не будут.

Но такой метод неизбежно приведет к появлению отрицательных остатков на складе (имеется в виду, в программе). Рассмотрим, как с этим бороться.

Отчет «Контроль отрицательных остатков»

В меню «Склад», в разделе «Отчеты» есть ссылка на такой отчет. Нажмем на нее.

В простейшем случае нужно лишь выбрать период и нажать кнопку «Сформировать». И вот тут-то меня подстерегала первая неожиданность.

Я специально смоделировал в тестовой программе ситуацию, когда у меня продано товара больше, чем есть на складе. Причем сделал эту продажу в 2013 году. По логике, тот же товар в минусе у меня и сейчас, в 2016. Поэтому я даже не стал трогать период, а сразу нажал «Сформировать». У меня ничего не вышло. Получается, что отчет может выводить информацию об отрицательных остатках только за выбранный период.

Это следует учесть, потому что я часто встречал в форумах вопрос «А почему отчет мне ничего не показывает?» Ответы были разные, в основном про неправильно установленные фильтры, но про период я ни разу не встречал.

После того, как я установил нужный период, отчет сформировался правильно:

Все остальные настройки стандартные: можно установить различные фильтры, добавить группировки, изменить сортировку, добавить дополнительные поля (кнопка «Показать настройки»).