Программа для электронного документооборота

Уже никого не удивляет тот факт, что создание всех документов в офисе любого предприятия или организации осуществляется в электронном виде. Однако затем, как это ни странно, для прохождения всех стадий согласования, ознакомления и наконец, их запуска в практическую работу, документы распечатываются. Вряд ли такой подход к документообороту можно назвать разумным.

Электронный документооборот — это такая система организации работы с документацией, при которой большинство документов используется исключительно в электронном виде и их хранение осуществляется централизованно.

Для более полного освещения темы электронного документооборота нам еще понадобится такое определение, как ЕСМ-система. Эта аббревиатура произошла от английского словосочетания «Enterprise Content Management», что в переводе означает «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Данное понятие несколько шире, чем система электронного документооборота (СЭД). ЕСМ-система это пакет технологических решений, набор инструментов и способов, которые используются для осуществления следующих функций:

• сбор;
• управление;
• накопление;
• хранение;
• доставка информации.

Преимущества системы электронного документооборота.

Даже непосвященному человеку понятно, что внедрение СЭД приносит много положительного в работу организации или предприятия. Однако, несмотря на это, бизнес потребность в СЭД до сих пор остается на довольно низком уровне. Электронный документооборот 1С обеспечивает наличие следующих факторов:

• все бизнес-процессы становятся прозрачными и контролируемыми. СЭД позволяет отслеживать все этапы выполнения тех или иных бизнес-процессов, что делает деятельность предприятия прозрачной и позволяет организовать эффективный контроль;
• существенно повышается исполнительская дисциплина. Это связано с осуществлением эффективного контроля над всеми этапами производственной деятельности со стороны руководителя;
• затраты рабочего времени руководства и сотрудников значительно сокращаются;
• гарантированное недопущение утечки конфиденциальной информации. Пользователи имеют доступ только к тем документам, к которым у них есть допуск;
• повышение конкурентоспособности;
• простота внедрения СЭД и легкость обучения.

Этот перечень можно продолжать еще и еще, но даже из приведенных достоинств уже можно сделать однозначный вывод о необходимости практического внедрения СЭД на каждом предприятии.

Международный опыт

Электронный документооборот давно вошел в практику в зарубежных странах, при этом себя отлично зарекомендовал. Например, в США всплеск интереса к СЭД можно было наблюдать после событий 11 сентября, когда сгорели важные архивы важных документов. Более того, законы этой страны теперь предписывают хранить определенные виды документов в электронной форме.

В Великобритании для тех граждан, которые производят какие-либо платежи в электронном виде, введены специальные скидки. А в Австрии с тех граждан, которые не используют электронные документы, взимается дополнительный сбор в размере от 0,9 до 1,5% от суммы платежа или сделки. Комментарии излишни.

Как бы не относились скептики к СЭД, но практика показывает, чтобы компания могла осуществлять поступательное развитие и сохранять высокую конкурентоспособность, необходимо внедрять и реализовывать ЕСМ-систему. А имеющиеся накопленные архивы бумажных документов должны постепенно переводиться в электронный формат.