Электронные трудовые книжки в 1С 8.3 Бухгалтерия

С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Организации уже сейчас должны вести ЭТК. Переход для сотрудников пока не обязательный, по желанию. Но уже с 2021 года у вновь принятых сотрудников будут только электронные книжки.

В пошаговой инструкции рассмотрим, как организован учет ЭТК в 1С Бухгалтерия предприятия 8.3.

Основные изменения

При работе с ЭТК есть следующие процессы:

1. Для начала нужно определить, кто из сотрудников хочет оставить бумажные книжки, а кто готов полностью перейти на ЭТК. Для этого сотрудники пишут заявление о выборе способа ведения книжки. Заявление составляется в произвольной форме. Есть такие варианты:
   • Сотрудник не подал никакого заявления или решил сохранить обычную книжку — работодатель продолжает вести бумажную книжку и ведет ЭТК.
   • Сотрудник решил перейти на ЭТК — работодатель выдает обычную книжку на руки сотруднику и начинает вести учет только в электронном виде.
2. Работодатель передает в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД по кадровым изменениям, например, при приеме на работу, увольнении и т.д.
3. Работодатель по запросу сотрудника, либо при его увольнении выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Все эти возможности реализованы в 1С.

Где найти ЭТП в 1С

Функционал учета электронных трудовых книжек можно найти в разделе 1С “Зарплата и кадры — Кадры — Электронные трудовые книжки”:

По кнопке “Создать” выбирается нужный документ:

Печать заявлений о способе ведения трудовой книжки

Создадим заявления на электронную трудовую книжку:

Заполняем документ:

• Указываем организацию и дату заявления.
• Добавляем сотрудников по кнопкам “Добавить” или “Подбор”.
• Для каждого сотрудника указываем вид заявления: ведение бумажной книжки или ЭТК.
• Флажок “Отозвано” используется, если после подачи заявления сотрудник его отзовет.
• Указываем руководителя и его должность.

По кнопке “Заявление” печатаем заявление:

СЗВ-ТД

Данную форму организация должна передавать в ПФР даже по тем сотрудникам, которые сохранили бумажные книжки.

Документ заполняется, если в течение месяца были такие изменения:

• Прием на работу, перевод, либо увольнение.
• Сотрудник подал заявление о способе ведения электронной книжки.

Заполнение СЗВ-ТД

Создадим документ СЗВ-ТД:

В документе указываем организацию, дату и месяц, за который предоставляются сведения. Заполняем по кнопке “Заполнить” или подбором. В документ попадут сотрудники, по которым были описанные выше изменения.

В примере попали сотрудники, которые в январе подали заявления, а также были кадровые изменения.

Отметим, что кадровые документы учитываются, если в них установлен флажок “Отразить в трудовой книжке”:

Важный момент: если по сотруднику СЗВ-ТД формируется в первый раз, то кроме текущих сведений нужно указать последнее кадровое событие до 2020 года.

Например, сотрудник принят в 2019 году. В 2020 он подал заявление о переходе на ЭТК. Для корректного заполнения нужно в документе приема на работу установить флажок “Отразить в трудовой книжке”. Тогда в СЗВ-ТД попадет и информация о приеме, и информация о подаче заявления.

Из документа СЗВ-ТД можно посмотреть события по сотруднику. Для этого достаточно выполнить двойной клик мышкой по строке с сотрудником. Откроется окно с расшифровкой:

Передача СЗВ-ТД в ПФР

После заполнения документа нужно его сохранить и проверить по кнопке “Проверка”. Затем отчет отправляется в ПФР. Это можно сделать несколькими способами:

• Распечатать форму СЗВ-ТД по кнопке, а также выгрузить файл в формате XML:
• Отправить отчет в ПФР прямо из программы, если подключена 1С-Отчетность:

После отправки в ПФР установим флажок “Пачка принята в ПФР (не редактируется)”. Это нужно, чтобы случайно не изменить документ:

СТД-Р

Документ заполняется отдельно на каждого сотрудника.

При создании документа выбирается сотрудник. По нему заполняется личная информация и кадровые документы:

После сохранения информацию можно распечатать и отдать сотруднику: