Автоматизация бизнес процессов и ее задачи

Автоматизация бизнес процессов – деятельность, направленная на упорядочивание и регламентацию существующих в компании бизнес процессов, методами специализированного программного обеспечения. Такое определение, основано на описании термина бизнес-процесс:

«Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени совокупность работ, предназначенная для получения желаемого результата».

Существует, множество программ, призванных обеспечить автоматизацию процессов. Предлагается автоматизировать как отдельные бизнес-процессы, например, CRM, так и все бизнес процессы компании комплексно. Возможно использование как программ-сервисов, без приобретения и инсталляции, так и десктопных программных продуктов. Среди которых представлены и относительно доступные конфигурации 1С и мощнейшие и дорогие решения, типа SAP.

Деятельность предваряющая автоматизацию процессов

Но прежде, чем решать какая система автоматизации бизнес процессов вам подходит больше, следует провести анализ, предлагаемых к автоматизации процессов.
Для начала, следует разделить процессы компании, на бизнес процессы:

• Управляющей системы;
• Управляемой системы.

Для повышения эффективности исполнительной системы, применяется не только автоматизация бизнес процессов, существует достаточное количество инструментов и технологий нацеленных на совершенствование процессов управляемой системы. Которые доказывают свою эффективность тем, что приняты на вооружение компаниями – мировыми лидерами.

Но именно фокусировка на совершенствовании бизнес процессов управляющей системы приносит максимальный вклад в повышение эффективности бизнеса.

«Эффективные бизнес-процессы – ваше мощное конкурентное преимущество!»

К методам совершенствования процессов управляющей системы можно отнести:

• Социально – психологическое обеспечение;
• Мотивацию персонала;
• Автоматизацию бизнес процессов.

Подробнее про автоматизацию процессов на 1С или SAP

Про автоматизацию процессов хочется поговорить отдельно. Все книги про управление бизнес-процессами, которые мне доводилось читать, в один голос кричат:

«Внедряя типовые системы автоматизации бизнес процессов 1С или SAP, вы лишаете свой бизнес индивидуальности», и даже: «Типовая автоматизация процессов приведет ваше дело к неминуемому краху».

Позволяю себе не согласиться с этими выводами!
Откуда берутся такие умозаключения?
Давайте разберемся, что стоит за словами: «система автоматизации бизнес процессов».
И так, любая информационная система, в том числе и система автоматизации бизнес процессов, укрупненно представляет собой:

• Базу данных – там хранится информация в виде взаимосвязанных таблиц, в определенных разрезах и с определенной глубиной детализации;
• Пользовательский интерфейс – видимая часть программы, манипулируя которой пользователь заносит данные или формирует отчеты;
• Программные методы работы с базой данных – своеобразный мост, соединяющий интерфейс и базу данных.

Думаю, что мало у кого возникает, мысль, что база данных и программный код ввода и вывода информации могут привести к краху вашу компанию, значит все дело в пользовательском интерфейсе. Давайте копнем поглубже.

Процессы подлежащие автоматизации

Какие основные процессы, подлежат автоматизации в первую очередь? Конечно же это самые рутинные бизнес-процессы:

• Процесс регистрации платежей, как входящих, так и исходящих;
• Процесс выписки первичной документации;
• Процесс отражения затрат.

А именно из зарегистрированной этими бизнес процессами информации будет формироваться львиная часть отчетности, для принятия решений. И это дает основную ценность автоматизации.

Много ли уникальности у каждой компании в описанных процессах?

Если конкурентное преимущество вашего бизнеса, заключается в уникальности этих процессов – наверняка поделившись этой информацией вы произведете фурор в «менеджерской» науке.

Можно конечно привести пример, более сложных бизнес процессов программы по автоматизации которых также распространены на рынке, например, автоматизация CRM.

Но, опять хочу высказаться в поддержку систем автоматизации бизнес процессов. Ваши маркетологи (маркетеры) или продажники придумали, что-то намного лучше воронки продаж, или XYZ анализа?

Если нет, то все подобные инструменты, в той или иной степени представлены в предлагаемом на рынке софте.

Недостатки систем автоматизации

Тем не менее и у систем автоматизации бизнес процессов есть недостатки и обусловлено это, тем, что разрабатываются они как универсальный инструмент, пригодный к использованию в любом бизнесе.

К ним можно отнести:

• Отсутствие некоторых, действительно важных, для вас реквизитов. Да, я признаю, что такие реквизиты возможны.
• Не достаточно удобный интерфейс.
• Нюансы использования, на разных устройствах.
• Быстродействие.

Но большинство этих проблем можно решить тщательным подбором решения, ну и конечно любая система обладает возможностью кастомизации под клиента, тут только вопрос цены.

Предоставляемые продукты – это передовой опыт автоматизации бизнес процессов заключенный в программный код – пользуйтесь им.

Кроме того, используя типовые системы автоматизации бизнес процессов, вы сможете оценить эффективное или не эффективное влияние автоматизации на ваш бизнес. И сделаете это с относительно малыми затратами.

А теперь давайте обсудим реальные причины «краха бизнеса»

Все эти причины, лежат в желании произвести интенсивные изменения в бизнесе, повысить его эффективность, но чужими руками без своего вмешательства и естественно без личной ответственности.

А возможно просто, не желание изменений, а проект автоматизации используется как оправдание: «Вот старались, но не получилось».

Некоторые причины провалов автоматизации проектов:

1. Негативное отношение к мнению внедренцев 1с или SAP: «Кто они такие, такие, советовать нам изменять наши бизнес-процессы…». И это даже на руку внедренцам, делать то, что уже сделано, да еще и на веки привязывать к себе заказчика, т.к. кроме конкретного разработчика, уже никто не сможет разобраться в нетиповом коде.
2. Не желание вникать в процедуры, предусмотренные программным продуктом. Тут в принципе, есть логика. Можно сказать, что это не дело высшего руководства, разбираться с программным продуктом. Но ошибка в том, что руководителя проекта внедрения автоматизации бизнес процессов, как правило нет (формально назначенный, это тоже самое). А руководители на местах, как правило реагируют на автоматизацию, так: «Ладно, так и быть, сделайте как есть и не приставайте». Это путь в никуда!
3. Наличие «священных коров» таких сотрудников, которые способны противостоять любым новациям, даже спущенным с самого верха. В конечном итоге высшее руководство, встает на сторону «коров» и сливает проект автоматизации бизнес процессов.
4. Не желание элементарно навести порядок и обозначить кто за что отвечает, переломив все отговорки типа: «Нам некогда заниматься писаниной».

Резюме

В целом, конечно же, автоматизация бизнес процессов – сложный и ответственный процесс, в котором должны быть задействованы лучшие силы как компании заказчика, так и компании внедренца. А к выбору системы автоматизации бизнес процессов, надо подходить взвешенно и скрупулезно.

Но, для мелкого и среднего бизнеса автоматизация процессов должна основываться, на стандартных решениях, а крупные компании возможно позволят себе собственные кастомизированные разработки с целью получения максимальной выгоды от внедрения.