Способ сокращения кассовых разрывов предприятия на 80%

Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО — ознакомьтесь с нашим специальным предложением.

Финансовые выводы проекта:

• удалось сократить расходы на штрафы за просрочки платежей и поставок на 60%;
• удалось сократить количество кассовых разрывов на 80%;
• Удалось более чем на 2 млн. сократить платежи по обслуживанию краткосрочных заемных средств. 

Хотите такой же результат, а может и лучше? Звоните!

Мотивы для внедрения системы контроля денежных средств

Клиент — московский завод производящий медные сердечники для проводов различного сечения и размера.

К моменту начала проекта, компания испытывала проблемы с подготовкой планов, не было четкого понимания, какие объемы сырья потребуются для реализации производственной программы. Кроме того, в силу большого объема договоров возникали сложности с контролем поставок и оплат по договорам, из-за чего возникали дополнительные расходы, связанные с выплатой штрафов и неустоек за срывы сроков по поставкам.

Кроме того имели место банальные кассовые разрывы, которые возникали из-за отсутствия контроля по платежам. Действительно, плана толком нет, с чем сверять заявку не понятно. Покрывать и ликвидировать кассовые разрывы приходилось кредитной линией.

Основным поставщиком сырья для завода – катодной меди, является «Норильский никель». «Норникелю» необходимо обеспечить сырьем преимущественно внутренний рынок. Остальное сырье экспортируется в Китай. Для того, чтобы понимать объемы поставок на внутренний рынок и экспорт «Норникель» запрашивает планы по закупкам на следующий года.

При этом заводу необходимо понимать, какой объем готовой продукции он сможет реализовать. Для этого завод запрашивает у покупателей объемы, которые те готовы закупить.

Таким образом на основе графиков закупок сырья и продаж формируются основные бюджеты. Далее формируется производственная программа. Таким образом рождается бюджет валовой прибыли. Далее накручиваются бюджеты по маркетингу и административным расходам.

Общая схема формирования бюджетов указана на рисунке 1.

К сожалению, в рамках данной статьи описать весь проект не представляется возможным, поэтому ограничимся только казначейским блоком.

Проект можно условно разбить на несколько этапов.

Формирование бюджетов БДДС — 1 этап

Система БИТ.Финанс позволяет на основе графиков платежей на начислений по договорам (рис. 2) сформировать бюджеты.

Таким образом формируются бюджеты закупок и бюджеты продаж.

Бюджет аренды также формируется согласно графику из договора с арендодателем.

Административный и коммерческий бюджеты формируются по определенным нормативам от выручки.

Таким образом в системе моделируется производственная и сбытовая программа на будущий год. 

Формирование и контроль заявок — 2 этап

Бюджеты созданы, лимиты установлены. Далее начинается реализация намеченной программы.

Итак, для того чтобы не было просрочек по обязательствам из-за отсутствия денег на счетах, все заявки на будущий платежный период собираются заранее и ранжируются по степени важности платежа. К каждому платежу из графика по договору уже привязана своя заявка, таким образом зарезервированы деньги под платеж. Этими деньгами можно распоряжаться, но система напомнит о том, что это заявка сформирована под платеж по договору. Таким образом мы решили проблему просрочек платежей и возникновения штрафов.

Заявка на платеж проходит несколько уровней контроля:

1. Автоматическая сверка с суммой в бюджете по указанной статье за указанный период. В случае если в заявке превышение по сравнению с бюджетом, заявка не пропускается.
2. Формирование платежного календаря с возможностью моделирования по формулам остатка на расчетных счетах после оплаты всех заявок. Важно понимать, что физически мы еще ничего не платили, но хотим посмотреть, что будет если заплатим. На этом уровне пресекаются возможные временные кассовые разрывы (рис. 4). При этом платежный календарь можно раскрыть по любой аналитике.
3. Согласование заявки согласно принятой схеме (этот этап мы рассмотрим ниже).

Согласование заявок — 3 этап

В рамках данного этапа заявка проходит согласование по принятой схеме (рис. 5). Система позволяет сделать сколь угодно сложное согласование с учетом условий. Согласованные заявки попадают в реестр платежей, откуда происходит автоматическое формирование платежных документов. Далее уже стандартными средствами «1С: Бухгалтерия» безналичные платежи проводятся через клиент банк. При этом в платежном документе уже указаны все необходимые управленческие реквизиты (рис.6), такие как статья ДДС, ЦФО и т.д. Это значит, что при загрузке из клиент-банка выписки не нужно «разносить».

Оплата, анализ, отчетность — 4 этап

В типовом функционале системы уже реализовано огромное количество отчетов и сервисных механизмов для анализа кассовых разрывов бюджета. Поэтому конфигурировать дополнительные отчеты нам не пришлось. Таким образом заказчик существенно сэкономил на получении аналитической информации для прогнозирования размера ожидаемого непокрытого кассового разрыва на горизонте 1 и более месяцев.

Основные типовые отчеты которые используются в рамках казначейства:

1. План-фактный анализ по заявкам (рис.7);
2. Платежный календарь;
3. Сведения об остатках денежных средств;
4. Сведения о неснижаемых остатках;
5. Отчет по бюджету в детализации;
6. План-фактный анализ по бюджету;
7. и т.д.

Из сервисных механизмов стоит отметить:

1. Рабочее место визирования (групповое визирование заявок);
2. Рабочее место казначея (механизм, который позволяет собрать все заявки в одном месте и управлять ими, т.е. разбить, сгруппировать, перенести и т.д.) (рис.8);
3. Формирование платежных документов.

В заключении отметим, что положительного результата не будет без знания предметной области и опыта ведения больших и сложных проектов. Задача интегратора с одной стороны, уметь говорить с заказчиком на одном языке, понимать его проблемы, с другой стороны отлично представлять, как эти проблемы можно решить. Мы, как опытной команды, стоим свою работу на трех китах:

• Знания предметных областей.
• Технический инструментарий;
• Проектные технологии.