Закажите бесплатный расчет стоимости вашей задачи по 1С!
Перезвоним за 10 минут!

Автоматизированная система электронного документооборота

Автоматизированная система электронного документооборота внедряется на предприятие или в компанию для того, чтобы сократить время, которое сотрудники затрачивают на обработку документации. Кроме того, такая система значительно уменьшает риск утери информации и данных, а также дает возможность руководителю организации осуществлять контроль над выполнением решений управления.

ЭД

Задачи системы

Автоматизация электронного документооборота позволяет решить следующие задачи:

  • регистрация  в системе всех входящих и исходящих документов компании, что дает возможность осуществлять контроль над исполнением документов;
  • создание более прозрачного процесса документооборота компании. Это осуществляется за счет работы системы электронного документооборота в единой базе данных;
  • однократная регистрация документов и хранение различных редакционных вариантов создаваемых документов;
  • исключение дублирования документа;
  • обмен информацией и взаимодействие с другими учетными базами.

Автоматизированная система электронного документооборота дает возможность в автоматическом режиме обрабатывать документы и отправлять их к исполнению.  Такой процесс называется бизнес-процессом. Бизнес-процесс запускается автоматически вместе с созданием нового документа. В системе есть возможность регулировать сроки исполнения документов, обозначать, насколько важны они и срочны.

Дополнительные функции системы электронного документооборота

Автоматизированная система электронного документооборота дает возможность создать раздел, в которой будут находиться реквизиты и статусы документов. Кроме того, благодаря внедрению в компании такой системы заметно упрощается процесс поиска необходимого документа.  Даже если известно только минимальное количество информации об искомом документе, в базе он будет найден моментально.

Автоматизация документооборота дает возможность разграничить пользование системой среди сотрудников компании. Это необходимо для того, чтобы обеспечить надежную защиту данных от некорректных изменений.  Надо учесть также, что система имеет возможность отслеживать подобные изменения.

Программа взаимосвязана с электронной почтой компании. Каждое электронное письмо, содержащее документ, будет автоматически зарегистрировано в базе данных.

Эффективность автоматизации предприятия

Основным назначением автоматизации, несомненно, является сокращение времени на обработатку документацию. В бумажном варианте на поиск какого-либо документа уйдет намного больше времени, нежели на поиск его в электронной базе. Кроме того, заметно ускоряется процесс обмена документами, так как найти его в информационной базе можно гораздо быстрее, чем сходить за ним в соседний кабинет.

Автоматизированная система электронного документооборота дает возможность компании перейти на следующий уровень в области управления.  За исполнение каждого документа отвечает конкретный сотрудник, ему также указано точное время, когда документ должен быть сдан. Эти факторы положительным образом влияют на результаты производительности труда.

Как и при внедрении любого другого программного инструмента в компанию, автоматизированную систему документооборота могут негативно воспринять сотрудники компании. Это связано, в первую очередь, с нежеланием учиться и развиваться в этом направлении.  К тому же, персонал может испытать некий стресс от того, что теперь их работа будет выполняться программой намного быстрее, нежели они выполняли ее вручную. Также недовольство может возникнуть по той причине, что программа автоматически будет фиксировать рабочее время и даже контролировать рабочий процесс каждого сотрудника. Руководители, которые уже получили ценный опыт такого введения, советуют перед тем, как внедрять систему, довести до сотрудников цели этого внедрения.  Если внедрять систему постепенно, сопротивление сотрудников будет не так ярко выражено.

Оптимальным вариантом для автоматизации системы электронного документооборота является продукт компании «1С». Внедрение этой программы будет наиболее экономичным  для тех компаний, которые уже  пользуются базой этой компании, так как приобретать дополнительную лицензию не нужно.

Остались вопросы?

Задайте ВОПРОС на нашем форуме 1С! ››

СПРОСИТЕ в комментариях!

Добавить комментарий:

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


*